基础教研单位采购内控管理制度 篇1
为贯彻落实《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例，进一步规范政府采购工作，提高政府采购效率，构建规范透明、公平竞争、监督到位、严格问责的政府采购工作机制，现就规范镇人民政府、街道办事处、区属各行政事业单位(以下统称采购人)政府采购工作有关事项明确如下，请遵照执行。
一、强化责任意识，建立有效制衡的单位政府采购内控机制。
1、落实应采尽采。采购人使用财政性资金(即纳入预算管理的资金)采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务都应纳入政府采购。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金；采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的，使用财政性资金采购的部分适用政府采购；财政性资金与非财政性资金无法分割采购的，统一适用政府采购。应当实行政府采购的项目而未依法实行政府采购的，财政部门一律不予支付采购资金，并依法追究相关单位和责任人的法律责任。涉及国家安全和秘密的采购项目由国家保密行政部门认定，采购人应及时报财政部门备案。
2、严格依法采购。采购人要树立“法定职责必须为，法无授权不可为”的依法采购理念，严格遵照《政府采购法》及其实施条例和相关的规定开展政府采购活动，落实采购主体的相关职责。不得以化整为零的方式拆分政府采购项目，不得违法规避政府采购程序。
采购人应当严格按照年度政府集中采购目录和政府采购限额标准的规定，依法实施政府采购。对集中采购目录以外且在限额标准以下的项目，采购人应当按照内部采购管理制度的规定自行组织采购。
3、建立内控机制。采购人要按照“分事行权、分岗设权”的原则，明确采购、财务、业务、资产管理、内部审计、纪检监察相关部门在政府采购活动中的，分设需求制订、采购文件审核、组织评审、合同验收等不相容岗位，严格政府采购内部流程控制。
采购人要强化主体责任意识，建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、履约验收管理、项目档案管理等政府采购内部管理制度。
采购人应加强对采购项目采购文件、采购合同、质疑答复意见的审核，相关文件应在本单位相对应部门进行合法性审核后作出。
4、建立纠纷处理工作机制。采购人应认真应对、妥善处理供应商询问、质疑以及举报案件，建立预防和沟通机制，依法化解纠纷，避免争议升级；采购人在处理采购纠纷时应当依法依规并充分征求本单位法制机构或委托律师的意见进行明确答复，无正当理由不得拒绝供应商的询问、质疑和举报，答复的内容不得回避供应商询问、质疑和举报的实质性内容。委托采购代理机构答复质疑的，须在答复意见书发出前进行书面确认。
对供应商因答复不满意或未在规定期限内进行答复而发生投诉事项的，采购人应当积极配合财政部门对供应商提出的投诉事项进行处理。
5、加强档案管理。采购人应当按照相关要求妥善保管每项采购活动的文件和资料。对委托采购代理机构代理的政府采购项目，采购活动完成后，采购人应督促采购代理机构将采购项目的文件和资料移交其归档保存。
二、规范采购行为，健全透明高效的政府采购工作机制
6、强化预算管理。采购人应按照“应编尽编”的要求在部门预算中编列当年采购项目的政府采购预算，落实采购项目资金来源、明确采购需求、细化采购品目至《政府采购品目分类目录》的最末一级。列入年初政府采购预算的采购项目，采购人应严格按照批复的政府采购预算执行并依法对执行结果负责。
采购人更改、调整已批复的政府采购项目采购品目、采购数量、预算金额或新增政府采购项目等，须在批准的部门预算支出总额内相应调整、追加政府采购预算，并填报《政府采购预算调整申请审批表》(附件一)。未纳入年度政府采购预算或未进行调整或追加政府采购预算的，不得实施政府采购。
年终未使用的政府采购预算和部门预算同步结转，预算指标被收回的，取消已批复的政府采购预算；预算指标同意结转使用的，采购人按照结转后下达的政府采购预算执行，适用新预算年度的政府集中采购目录和采购限额标准及公开招标数额标准。
7、严格计划管理。采购人应根据经批复的政府采购预算，适时申报政府采购计划和组织实施政府采购，政府采购计划的采购品目、数量、预算金额等内容应与批复的政府采购预算保持一致。
采购人应当根据项目的实际需求，对项目进行充分的市场调查和论证，包括项目建设规模、产品配置标准、产品技术参数和合理市场价格等。并根据政府采购的相关法律、法规和政策规定，在申报政府采购计划前详实编制完整、真实、合理、有效的采购需求。
为保障需求制定的科学合理，政府向社会公众提供的公共服务项目，应当就确定采购需求包括且不限于在望城区政府采购网公开征求社会公众意见。预算金额在500万元以上的重大复杂项目可以就确定采购需求在望城区政府采购网上公开征求意见。
采购人采购工程及与工程相关的服务项目，以及财政部门认为应对项目预算进行评审的项目，应当按照相关要求进行财政投资评审，并根据财政投资评审的结论确定项目政府采购计划的预算金额。
8、严格审批管理。政府采购项目达到公开招标数额标准需要采用公开招标以外采购方式的，采购人应当在采购活动开始前，报经区政府采购领导小组同意后，按照财政部《政府采购非招标方式管理办法》(财政部第74号令，简称财政部74号令)规定要求，向区财政部门提交《长沙市非公开招标方式审批表》(附件二)及相应材料进行审查并上报，获市财政部门审批同意后方可实施。采购人提出的申请理由应当充分，资料应当齐全，拟采用的采购方式应当符合政府采购法律法规所列情形。
对公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的，以及招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商不足3家的政府采购项目，拟采用非招标采购方式的，采购人在公开招标程序结束后，按照财政部74号令规定要求，提交《望城区非公开招标方式审批表》(附件三)及相应材料报区政府采购领导小组和区财政部门审批。政府采购应当采购本国货物、工程和服务，确需采购进口产品的，采购人应按《政府采购进口产品管理办法》(财库[]119号)规定，向区财政部门提交相应材料进行审查并上报，获市财政部门审核同意后方可实施。属于国家法律法规政策明确规定限制进口产品的，在报财政部门审核时，应出具进口产品所属行业市级主管部门意见和进口产品专家论证意见。
9、规范代理行为。采购人纳入平台管理的项目，需要采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价、竞争性磋商等采购方式的，采购人一律委托经财政部门登记入库的政府采购代理机构组织采购。采购人选择委托采购代理机构时应综合考虑委托对象的执业能力、管理水平和收费情况。
采购人应当在项目采购计划下达后2个工作日内与采购代理机构签订委托代理协议，依法明确委托代理事项及项目履约验收的方式，约定双方权利与义务。确认采购文件、推荐供应商、确认评审报告、确认中标(成交)供应商等采购人的法定职责不得委托采购代理机构行使。
采购人应当在签订委托代理协议的同时向采购代理机构提供明确的项目采购需求，代理机构依法依规对采购需求提出书面修改建议或意见的，采购人应当在规定时限内进行书面回复。
政府采购项目代理服务费由采购代理机构向中标(成交)供应商收取的，采购人应在招标(供应商邀请)公告和项目采购文件中将代理服务费的限额和收取方式明确告知潜在供应商。
10、规范专家抽取。除财政部规定的情形外，评审专家应从政府采购专家库中抽取，项目评审专家抽取人数应当符合政府采购法律法规的规定。
对重大项目或技术复杂、专业性极强的项目，政府采购评审专家库难以满足评审要求的，由采购人提出申请，按照参加评审专家人数不低于1：3的比例推荐相应专业类型专家，经市财政部门审核后随机抽取使用。
招标文件论证、进口产品论证、单一来源采购论证，不需在政府采购专家库抽取，自行委托的专家应当具备相应专业水平和相应资质。对进行单一来源采购论证的，项目预算在300万元以下的，项目论证专家人数为3人；项目预算在300万元以上的，项目论证专家人数为5人。
11、公平设定准入条件。采购人应严格按照《政府采购法》第22条第一款和《政府采购法实施条例》第17条第一款的规定明确参与政府采购供应商的基本资格条件，法律法规强制规定或者为实现政府采购政策功能而设定的条件才可作为特定资格条件。
采购人不得以任何理由要求供应商提供基本资格条件和特定资格条件之外的证明材料，不得将注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额以及生产厂商的授权等条件设定为供应商资格条件，不得阻挠和限制中小企业自由进入本地区和本行业的政府采购市场。
在依法实施非招标采购活动中，对外发布邀请公告或推荐供应商、资格审查、确定参加采购活动供应商和评审等环节，不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。
12、严格采购文件审核。采购人应当严格按照政府采购相关法律法规的规定对采购文件审核把关，并对采购文件的真实性、合法性和合规性承担法律责任。采购文件不得指定特定供应商或者特定品牌产品，不得制定指向特定供应商和特定品牌产品的技术规格，不得以任何不正当理由限制和排斥供应商参加政府采购活动。
对实施招标的政府采购项目，采购人应根据项目的具体情况，严格按照《政府采购法实施条例》第三十四条的规定采用相应评标方法。技术、服务等标准统一的货物和服务项目应当采用最低评标价法；采用综合评分法的，评审标准中的分值设置应当与评审因素的量化指标相对应。
基础教研单位采购内控管理制度 篇2
第一条为规范集团行政采购行为,加强对采购过程的管理和监控,本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则，特制定本办法。
第二条基本原则
一、遵循公开、公平、公正原则，维护公共利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的使用效益。
二、采购应当符合节能和环境保护的要求，优先采购低能耗低污染的货物和工程。
三、行政部作为采购工作的管理和执行部门，须详细进行采购物资的成本核算，有权根据各部门的具体使用情况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而控制产品价位，降低物资成本。
四、在物资采购过程中要做到采购经手人员、保管人员、审批人员分离制衡。
第三条适用范围
一、本办法适用集团及直属全资子公司办公用品、办公设备、办公家具及工程的采购管理(不包括生产材料及生产设备的采购)，集团控股公司参照执行。
二、集团行政采购实行集中采购和分散采购两种形式。符合下列条件之一的，原则上实行集中采购：
1、单价在1万元，批量在2万元以上的办公设备、办公用品和家具；
2、合同价值5万元以上公共工程按工程招标、投标办法执行。
3、合同价值5万元以上的服务项目。
基础教研单位采购内控管理制度 篇3
第十二条财务部结合采购付款、报销及年度盘点实施监督；审计部结合财务审计或专项内部审计实施监督。
第十三条被检查的人必须如实提供检查所必需的材料和情况，不得拒绝。
第十四条有下列行为之一的，将根据有关法律法规，追究有关负责人的责任；触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任。
一、采购活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的；
二、与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的；
三、与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的；
四、采购过程中，接受供货方的吃请、娱乐和旅游等，私自参与供货方组织的活动的；
五、接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的；
六、挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购款的；
七、不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的；
八、利用各种理由把采购款和采购物品化整为零进行采购，逃避上述条款约束的。
第十五条行政采购接受各部门的监督。任何部门和个人有权对采购活动中的违法行为进行控告和检举。
基础教研单位采购内控管理制度 篇4
元的由两人共同购买；一次性办公室物品采购金额在20xx元以上的由三人共同购买。
四、所购物品实行入库报领制度。按照收支两条线的原则，由文书科指派专人分别对物品入库和领用进行登记，领用人员需注明领用日期、用途、数量等内容。每季度应对物品购买和领用情况进行汇总，报办公室主任和分管财务副主任，并在主任办公会上通报。
五、办公室购买的各种物品只能用于办公室工作和服务，不得私自使用或送、借他人使用。
六、各科室因工作需要，需使用公用物品的，必须履行领、借手续。一次性办公用品的领用直接向文书科领取，并由领用人签字确认；领、借贵重办公设备、接待物品和其他办公用品，必须经办公室主要领导或分管领导同意，并由领用人签字确认。领用物品未使用完或借用物品用毕应及时退还文书科，并作好物品退还登记。
七、因个人原因，造成领、借用物品丢失、损害的，由领用人照价赔偿。因保管人员管理不善，致使物品损毁、被盗、遗失的，由保管人员照价赔偿。
八、文书科要按照“日清、月结”的.要求，及时清点办公室公用物品，做好登记，每月向办公室分管财务副主任、主任报告使用情况。
基础教研单位采购内控管理制度 篇5
第四条集中采购原则上统一到集团指定的采购定点单位实施采购；如果没有集中的采购定点单位，则由各企业行政部与使用单位共同确定专人组成不少于3人的采购小组，按采购规定及程序实施采购，分散采购由各企业行政部根据本企业情况组织采购。
第五条行政采购以竞争性谈判采购、询价采购为主，同时，可根据实际，采取公开招标采购、邀请招标采购和直接采购等方法。
一、公开招标采购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它组织参与投标。
二、邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。
三、竞争性谈判采购是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购。
四、询价采购是对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保竞争性价格的采购。
五、直接采购是指采购人向供应商(厂家)直接购买的方式。
第六条实行竞争性谈判采购的项目，应当遵循下列基本程序：
一、确定采购谈判小组成员、谈判程序、谈判内容、定标准等。
二、谈判人拟定合同条款，提出邀请参加谈判的供应商名单。
三、参加谈判的所有供应商应在规定时间内提出最后报价及有关承诺，谈判人据此确定中标供应商。
第七条实行询价采购的项目，应当遵循下列基本程序：
一、定询价小组成员、价格构成、定标准等。
二、询价人拟定合同条款，提出报价供应商名单。
三、询价活动必须公平进行，询价人应要求供应商书面一次报出不得更改的价格，询价人确定的中标人是符合采购要求且报价最低的供应商。
第八条采购员对于小额物品的采购,应尽量去正规商场采购,并做到货比三家,严格控制采购物品的质量价格及售后服务。
基础教研单位采购内控管理制度 篇6
第四条建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
(一)成立财政局采购小组：分管领导任组长，局办公室主任和局纪检监察室主任任副组长，采购需求科室的负责人、采购需求科室的其他人员1人为组员，财监人员为监督人员。采购小组负责制订采购文件、拟定供应商备选名单、会审(签)采购合同条款。
(二)请购与审批：由采购需求科室根据批准的预算和实际需要及时提出采购申请和计划采购的标的物清单，报分管领导核准，单位负责人审批后方可办理。
(三)采购合同的订立与审计：大宗商品须依照《合同法》签定供货合同，并由业务部门审查质量技术指标，财务部门审查结算金额和付款方式，经单位负责人审批后才能订立。
(四)采购与验收：购入的商品须由采购人员之外的专人负责验收，并登记相关验收入库记录，再由申请人办理领用手续。
(五)采购、验收与相关会计记录：采购记录(包括合同)由办公室保管，验收记录由验收部门保管。
(六)付款审批与付款执行：采购及验收过程完成后，由业务部门提出付款申请，财务部门对所有的凭证、票据审核无误，单位负责人审批后，予以办理付款。
第五条审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审核人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理。
第六条单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，集体决策，防止出现决策失误而造成严重损失。
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第九条采购计划与申请
一、属行政采购项目，申请部门须拟订本部门年度采购计划，并附采购项目的名称、数量、估计价值、供货时间等有关材料，报行政部审核。
二、行政部对申请部门上报的年度采购计划进行审核后，制定公司年度采购计划预案。
三、公司年度采购计划须经总裁批准方可实施。
四、根据采购计划制作的采购预算表，分别需经行政部负责人、主管领导、总裁按权限签批核准。
五、属于临时采购项目，申请部门须提供按权限签批核准的申购单，并附采购项目的名称、数量、规格、质量、性能、供货时间等有关资料，报行政部办理。
第十条采购实施
一、采购员收到被批复后的请购单或采购计划，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、规格型号、报价、数量、性能指标等情况整理填写报行政负责
人，行政部负责人填写采购意见报财务部及主管领导审批。
二、对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。
三、报价审批获准后，如需签定合同，采购员即与供应商洽谈买卖合同条款。合同文本经法律室审核后须经行政部负责人、财务部负责人、主管领导及总裁按权限签批核准。
四、采购合同经双方签章生效。生效后的采购合同交财务部备案，行政部留复印件。采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，支付给供应方。
五、采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。
六、采购员对所有采购单位的基本情况(包括单位名称地址办公电话传真联系人手机号码营业执照复印件及资信情况等)应建立一个完整的供应商档案,报行政部备案。
七、采购员要定期或不定期对市场办公用品的价格行情进行调查了解,掌握市场信息,善于收集相关资料,及时采购到质好价廉的物品,建立各类办公用品价格数据库,做为核价的依据。
第十一条验收与结算
一、货到，采购员会同使用部门进行验收,清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并填写验收报告。
二、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购员将货物退回供应方，并与供货方就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
三、采购员对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管领导处置。
四、验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，行政部做好固定资产或低值易耗品的登记建账工作。
五、采购员持请购单、入库单及有关发票到财务部销帐；财务部作好资产登记入帐工作。
六、实施大额(壹仟元或以上)物品采购原则上以支票形式支付。临时采购或以支票形式支付不便时,需将情况予以说明并经部门经理批准后实施采购。
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1、材料上报：公司及项目部的所需材料均需按照标准版本上报至公司采购群，由总经理审阅批示。在无特殊批示后视为同意采购。其他形式均不认可，视为无效计划。材料上报日期按规定日期上报,不按时间节点上报材料（领导特殊批示的除外），视为无效计划。在材料相关标准不确定就上报，视为无效计划。为统一采购以节省最大成本，现将材料上报做如下规定：
2、计划类别
（1）材料总计划。
（2）月度材料计划。
（3）周材料计划。
（4）急需材料采购计划。
（5）特殊材料计划。
3、具体计划及时间节点说明
（1）材料总计划：指项目部接到工程后，项目部制作出该工程所需材料名称，数量，规格，标准，要求，做出计划，动工前10天上交采购部，采购部接到总计划后，进行材料的比对，做出市场分析，制定出材料内部计划.做出材料价格资金预算。提前寻找供应合作商，出成本表。采购部经理合理分配采购人员的对接工作。
（2）月度材料计划：每个月25号到30号，项目部根据倒排工期的情况，根据时间节点，上报次月材料需求计划给采购部，采购部根据此计划，联系供应商，制定出材料价格，同时对大型材料做到提前考察价格，核算加工周期。做出月度资金使用计划，每月1号到5号上交财务，做到有计划支付。如果项目工期短，能够在当月完成的，只需上报材料总计划，不需要上报月度计划。
（3）周材料计划：指以四天为一个周期，每个周期项目部上报近期的材料,材料上报时需按预算编制的科目编制上报需求计划。周六提交周采购计划，周日、周一完成询价并提交询价表；周二前一般材料进场,大宗材料,加工类材料,甲定类材料,附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。周二提交周采购计划，周三、周四完成询价并提交询价表；周五前一般材料进场,大宗材料,加工类材料,甲定类材料,附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。
（4）急需材料采购计划；指项目部施工中遇到特殊情况，需要购买的材料。项目部电话说明急需类材料的购买的具体原因，通知采购部经理、总经理，经批准以后，采购部方可进行采购,及时补报材料计划。
（5）特殊材料计划.有总经理签字特别批示的材料，按需求日期优先购进。
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第十二条纪检监察部门要不定期检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。
第十三条采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：
(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。
(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
(三)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点审查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。
第十四条对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。
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根据工作需要，结合单位实际，特制定以下内部控制制度：
一、岗位工作责任制
政府采购中心的工作主要包括负责人、采购受理、采购操作、履约验收四个岗位。
1.负责人岗位的主要工作是：人员管理，制度建设，岗位培训，业绩考核，签批对外文书，审核报告。
2.采购受理岗位主要工作是：接受采购人委托、审核项目资料、根据项目的特点、类别、合理确定项目负责人、协调采购会议时间安排、采购文件审核、发送中标通知书等。
3.采购操作岗位主要工作是：沟通采购人、发布采购信息、制作并发售采购文件、组织评标活动、整理已办结项目档案等。
4.履约验收岗位主要工作是：督促、指导和服务采购人签订采购合同；对重大的集中采购项目，与采购人共同组织有关技术专家进行验收、制作验收报告；一般项目由采购人验收并填制合同履行情况表作为验收报告；受理质疑和投诉。
工作岗位相互分离，各负其责，互相制约与制衡。即采购受理岗位不负责采购操作和档案管理；采购操作岗位不负责履约验收和档案管理，履约验收岗位不经办采购受理和档案管理。
二、回避和轮岗制度
1.建立回避制度。在政府采购活动中，采购人员及相关人员(包括招标采购中评标委员会的组成人员、竞争性谈判中谈判小组的组成人员、询价采购中询价小组的组成人员)与供应商有利害关系的，必须回避；
2.建立轮岗制度。采购中心受理业务后，对中心人员工作分配要全面，工程、货物和服务类都要经手，大、小项目尽量平均，促进全体人员都能掌握采购操作的全流程业务。
三、文明办公制度
1.实行政治和业务学习制度。每周除参加区政府办公室统一组织的政治学习外，每月还安排两个下午，组织全体人员进行业务学习，特别是学习与政府采购相关的法律、法规，进一步提高工作人员的政策业务水平。
2.提倡文明用语，对来电来访者，应做到热情、大方、得体，一律使用文明语言，树立良好服务观念。
3.严格执行考勤制度。全体人员应遵守作息时间，坚守岗位，做到不无故迟到、早退和旷工，请假须按规定办理。工作期间一律不得从事与工作无关的事情，比如上网淘宝、炒股、打游戏、看电视剧等等。
4.注意安全和保密。平时注意保管文件、资料和办公用品，重要文件及时归档，对涉及国家机密、工作秘密、供应商的商业秘密，必须妥善保管，不得泄露。
5.厉行节约，反对浪费，杜绝一切不必要的开支，自觉爱护公共财物，努力减低采购成本。
四、印章管理制度
1.日常工作所需，比如招标文件、中标通知书等，需启用印章，经办人在“公章使用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项，确保无误后方可盖章。
2.凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、文件、报告、申请、便函、介绍信等必须由单位负责人签字后方可盖章，否则，不予盖章。
3.凡涉及个人事项需加盖公章的材料，如贷款、担保、落户口等一律由单位负责人同意签字后，方可盖章。
4.外单位需采购中心出具证明等之类情况，需经单位负责人签字后方可盖章。
5.单位公章由专人负责管理，财务印章由财务人员负责管理，未经单位负责人批准不得私自转交他人代管，凡是出现未经单位负责人同意后盖章的情况，责任由公章管理人员自行承担。
五、档案管理制度
1.文书档案和专业档案应按照档案资料的内容进行收集整理，编写归档目录，交由档案室登记装订保存。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷、归档工作，专业档案一般在项目完成后一周内归档。声像档案随时归档。
2.档案人员要严格执行档案的查借阅制度，任何单位或个人借阅、复印档案资料，均需填写《档案查询申请表》，经单位负责人签字批准方可查阅，借出的档案要及时归档、核实。
3.档案人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
4.销毁档案要登记造册，须经单位负责人签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5.档案人员熟悉档案库藏情况，完善档案检索工具，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、卫生等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
六、财务管理制度
1.财务报销程序
①.报销人需把报销的票据整理完整。
②.报销票据上应由承办人用钢笔或碳素笔签字，标明经手人。
③.会计人员必须认真审核原始票据的合法性，大小金额是否一致，戳记是否清晰等。对不真实、不合法的原始凭证，有权拒绝办理，并向单位负责人说明情况。
④.财务人员审核领导签字、财务印章及报销金额，据实予以报销。
⑤.聘请的专家在参加政府采购中，如需申请工作用餐、去现场勘察或制定技术参数所发生的费用，必须如实的填报审批单、报销单，由项目负责人签字确认，经主任审批后，财务人员方可报销。
⑥.所有报销票据、财政受权支付票据、报销审批单，均需单位负责人签字后加盖财务公章及法人私章，方可生效使用。
2.收取、退付保证金工作程序
①.投标及履约保证金的收取
供应商前来交纳保证金时，要核实缴款人公司名称及办理人员身份证明、开具湖北省非税收入一般缴款书，进行收款、盖章，并将票据交给交款人。不接受以个人名义和现金形式交纳的保证金。
②.投标及履约保证金的退付
根据申请退款人提交的领款单，核实项目负责人、档案管理人员签字及退款信息(注意核实退款信息必须与缴款人一致，否则有权拒绝办理)，且核实并完善相关手续后办理退款事宜。一律以转账方式退还，不退付现金。
七、廉政管理制度
严格实行工作人员廉政八不准：
1、不准违反工作程序，违规操作；
2、不准滥用权利、谋私、玩忽职守、假公济私；
3、不准在工作中扯皮、推诿或无故拖延；
4、不准在政府采购过程中替供应商向招标代理机构、采购人或评标人员说情、打招呼。
5、不准将招标保密事宜透露给他人；
6、不准利用职务之便接受采购人和供应商的财物或其他好处；
7、不准与采购人或供应商串通进行损害第三方利益的活动；
8、不准从事有损于政府采购形象的一切活动。